雅书琴颂国学院是一家从事书画教育的培训机构，开设有硬软笔书法、中国画、创意美术、素描等精品课程。14年来，雅书琴颂累计培训60000余学员。发展至今，拥有5家直营校区，正为3800多个家庭提供书画培训服务。 在雅书琴颂持续发展壮大的过程中，数字化、智能化管理发挥着重要作用。接下来，让我们聆听机构老师的亲身分享，看看他们是如何显著优化工作流程，逐步构建起一套科学高效、有条不紊的管理运作体系。
课程顾问宋梦丽老师 我们机构意向客户的成交率稳步上升，目前已超过50% 2019年年初，我们正式与校管家合作，校管家帮助我们梳理出一条清晰连贯的精细化运营流程：意向学员——报名——建班——排课——点名——家校服务，也保证了每家分校在运营上的规范性。 以前未使用校管家，我们机构都是纸质表格登记到访信息，这会产生3个弊端：
1.客户资料传承难 若机构发生人员变动，而交接工作没做好，可能会损失很多意向客户，之前做的工作等于打了水漂。 2.查询客户信息时，要花费大量时间翻找表格 当有意向客户来访时，我们要花费大量时间翻找表格；自主跟进客户时也要翻找来查询进度，每天基本有30%的时间都耗费于此。 3.漏跟客户的现象时常发生 由于每位销售顾问跟进的客户量庞大（人均跟进200名），加之手工管理客户的方式受限，比如不能设置自动提醒，所以，漏跟线索的情况时常发生。
上述3个弊端直接影响成交率。用上校管家后，以上问题都得到了很好的解决，我们的成交率也稳步提升，目前已超过50%：
1.客户信息得以完整保存 当有意向客户来访时，我们会将客户资料如意向度、跟进进度等录入到校管家系统中，即使发生人员异动，新手也能根据记录马上跟进。 2.无需苦苦翻找客户信息，节省30%的工作时间 由于客户信息在系统保存，所以家长来访时只需搜索名字或电话，就能迅速弹出客户资料。这样，家长的等待时间减少，更体现了机构服务的专业度。 3.系统智能提醒待跟进线索 每天上午9点系统会自动推送手机提醒：有多少条线索待跟进、今天要给哪些客户做回访等。还能设置下次跟进时间，到点会自动提醒，确保不漏跟任何一条线索。
教务管理鹿婷婷老师 我们实现了从手动管理到数字化管理模式的蜕变 1.通过成班人数设定功能，提高教室使用率 意向学员报名后，我们会将其加入到班级中，而通过班级管理中的成班人数设定功能，避免了垃圾班的产生，提高了教室使用率，让机构营收得以保证。 具体而言，比如本期段我们在系统后台设定了最小成班人数为10人，各分校必须照做后，才能进行下一步排课。有了这一功能，管理者不用前往各个分校查证，通过后台就能直观地监管机构的成班人数情况了。
2.师生信：管理者考核老师、老师“管理”家长 老师日常会通过师生信给家长发课评和作业，管理者通过师生信后台，可以清楚看到老师评价工作的完成度和质量。因此我们还设定了一些标准，比如发语音时环境必须安静。 使用校管家前，老师都是通过微信群发评价，家长很容易漏看。现在，老师通过师生信将评价以1对1的方式推送给家长。后台还会实时展现家长的阅读状态，老师可进一步联系未读评价的家长。因此，家校双方更为信任，续费也更有保障。 3.实时掌握数据是机构实现高效管理的依据 每天早上9点，系统会自动推送校长运营日报，我们十分关注报表里的课消和出勤率数据。 先来说课消。年末时，我们会以校管家历史课消数据为基准，制定出下一年度的课消指标，并拆分到季度、月、日。所以当每日课消数据出来时，我们会与目标进行比对，是否完成？差额还有多少？需要做哪些改进？这样的“步步紧盯”能尽可能地保证机构实现高效管理进而完成目标。 而出勤率也会间接影响机构的课消收入。它反映了机构的排课是否合理、老师的教学和服务是否到位。 因此，作为管理者无需事必躬亲，只需紧盯这些关键数据，就能快速发现问题，及时作出调整，做到远程化、智能化管理。
