一、 关于两个黄鹂

北京两个黄鹂教育科技有限公司(以下简称“两个黄鹂”) 是一家以少儿口才培训为主营业务的素质教育连锁企业。

两个黄鹂成立于2010年5月，属于国家高新技术企业，公司拥有国家商务部颁发的特许连锁经营资质。

经过十多年的努力，两个黄鹂已发展成为全国少儿口才培训行业有影响力的品牌，两个黄鹂有强大的自主研发能力，独立研发了多套成体系的课程。拥有数十个著作权登记证，在全国拥有几百家教学合作机构。

两个黄鹂建立了OMO教学模式和运营模式，开展线下连锁经营(直营连锁和特许加盟连锁)和在线口才培训教育相结合的业务形态，形成了一套科学有效的标准化运营体系，为学员家长提供良好的服务，为合作伙伴提供全方位的支持。

二、彻底堵住了学校的财务漏洞

2019年，我们开始和校管家合作，当时素质教育开始兴起，两个黄鹂的课程体系受到越来越多家长的欢迎和喜爱。涌入大量的客户，对两个黄鹂当时的管理方法造成了“过载”。

两个黄鹂的技术团队短时间内很难研发出一套成熟、完善的校区管理系统，但校区的管理问题必须马上解决，给家长和孩子一个完美的交付。我们亟需一个可以帮助我们完成学校标准化运作的工具，最后选择了校管家。

在使用校管家系统一段时间后，我们发现它弥补了我们在管理方面的不足，提高了我们的客户服务体验，得到了家长更大的认同。可以说，校管家在满足我们校区绝大部分管理需求的同时，还具备了良好的使用体验：

1. 校管家系统灵活性强

• 丰富的解决方案

无论是校区发生什么样的情况，校管家系统内都有解决的方法，灵活的满足我们的需求。

比如前台收费，有的客户费用可能不是一次性交完，会分成多笔来支付：

今天先交一部分定金，后期再补齐尾款。那我们就会将定金录到电子钱包里，这样等他补齐尾款的时候，我们再报课程，收费的时候用电子钱包冲抵一部分，然后再实际补齐尾款，就很方便灵活。

• 分类灵活，及时追踪客户状态

数据分析对于管理层做出正确决策，有很强的指导性。基于此，我们录入意向客户时，新增了很多的状态分类，并且根据我们学校的习惯，自定义了许多字段。

这样，我们不仅可以很直观的看见每个意向客户的状态，在后续做数据有效性、转化率等分析时，管理者可以快速精准的追踪到想要的数据信息，提高了校区的对客户的服务能力。

• 灵活划分权限管理，保障信息安全

通过权限分层控制，我们可以最大限度保证学校数据信息的安全性。

我们设立了管理员岗位，将最高权限归口到一个人，针对不同的岗位灵活设置不同权限。这样不仅安全漏洞堵住了，而且不同老师的后台只有需要特定操作的版块，上手也更容易。

2.弥补了校区财务管理方面的不足

财务直接体现了学校的运营状况，财务管理严谨规范，学校管理者和校长才能准确及时感知学校运营健康与否。

在使用校管家系统之前，我们直营校财务管理环节存在一定的管理漏洞，但缺乏有效的解决方案。

如对于招生老师实收金额、排课扣减金额、单据填写金额等数据的核对需要大量的时间，有时金额录入错误，给校区造成了很大的人力成本和一定的财务损失。

对我们来说杜绝这些漏洞，当时存在2个难点：

1.如何在一个系统走完所有业务流程

因为从管理的角度来说，从意向客户到收款到排课、课消点名这一个流程，必须要在一个固定的通道完整走完，中间不能允许任何人改动,才能实现一个学校的标准化、规范化运作。

有任何一个业务环节信息孤立，中间就会产生很多的漏洞。

2.如何把控每个环节是否符合学校要求

只有每个业务环节都规范了，才能及时发现漏洞产生的地方，去修补它。

现在，通过校管家，我们可以彻底堵住这些漏洞了。

首先，从意向客户录入、到收费、排课、课消、对账查账，每个环节都可以通过校管家完成。

我们制定了从收款录单到财务对账，甚至赠送课时等每个环节的财务确认流程，使整个流程更为透明、规范。

比如校区录完收款单之后，每一笔单据都要经过财务的审核，只有符合收款标准的，金额无误的单据财务才会进行确认，否则即使录了也会被删掉。转课类等其他单据校管家管理员也会一一审核，保证合规。

给学生赠送课时，同样需要录单，直接选择收款金额为0，然后选择类别赠送，这样一个完整的收款单会转到财务，由财务确认同意。

对于超出规定的课时赠送，我们需要额外审批申请，相关负责人同意后才可以进行录入。

这样，通过规范操作和严格的审核，我们用校管家堵上了学校财务中可能存在的漏洞，避免损失。

三、业务流程标准化，查账对账更高效

前面我们说到，我们业务的每个环节都需要标准化，这样来保证数据信息精准，呈现给管理者的数据才是真实有效的。

但是校区业务环节，从意向客户录入到收费录单到排课课消到查账对账，这么庞大一个环节，怎样才能保证每个业务环节都是标准化的呢？

1. 规范岗位操作，保障每个环节都有标准、节点

真实、可量化、可衡量的数据一定会反映业务某方面的情形。所以我们在录入数据-数据流转-数据输出的每一个环节，都需要清晰精准的描述出业务的现状。

为了做到这一点，我们对各个业务环节都设置有一个操作的规范、操作的时间节点。

例如收款怎么收，入口在哪里，配上截图和步骤；分配的意向客户要在3天内跟进，否则会收回这个客户……

每个岗位，都有相应的介绍，并形成操作文档。每来一个新人，还会有一天专门的系统培训学习，保证他们对系统有一个基础的了解，能尽快上手操作。

2.用“筛选查找”提高审核、查账对账效率

标准有了以后，我们还需要审核监督机制，来最终确保所有数据的准确性，所以对账和查账工作非常重要。

在使用校管家收银管家之前，我们使用其他的收银软件。

一到月底查账，需要三四天，加班加点的核对2套系统的账单信息，还需要频繁的和各校区教务沟通出错的情况。

使用了校管家的收银管家后，我们随时可以查账对账，每天仅需要几分钟，就可以完成头天的对账工作。

这是因为校管家系统内的“筛选查找”功能。

首先，校管家系统内，学员信息、缴费金额、账单一一对应，不会错交漏交。

后期我们可以筛选查找各项需要数据，并能下载需要的数据，作差核对，这样对账更效率。

比如我们查账时，发现有的家长缴费金额不对，通过“查找”姓名我们就能很快锁定这个家长，找出到底是哪个环节出了错，查找问题非常效率。

四、关键数据及时感知，助力校区精细化运营

1.以课程和服务保障出勤

学员的出勤率一直是校区关注的问题。很多时候，孩子任性，家长不重视等都会直接影响出勤率。不仅影响孩子的学习进度，也会对校区的课消速度、运营成本产生影响，学校收入的确定性也会降低。

所以每个月我们会特别关注校区的出勤率，每个学生每学期都有2次请假的机会，以前我们需要一张表格一张表格去核对查看，费时间且不方便，所以很难及时监督到孩子的出勤情况。

现在我们用校管家系统，定期查看孩子的出勤情况，多少次没来上课，数据清晰明了。

为了保障孩子的学习效果，提高出勤率和降低校区管理难度，我们首先在课程内容和授课方式上进行了提高。

自研发起，两个黄鹂的课程进行了4次迭代，课程内容具有时代性和趣味性。在课程上，纷，采用模块化训练体系和“3+5”教学法，让孩子更好的融入口才学习环境，培养孩子的兴趣。同时通过舞台表演，正向反馈等建立孩子的自信心和学习兴趣。

同时我们和家长建立了通畅的沟通渠道，及时让家长了解孩子的学习进度。普及语言学习的重要性，增强家长在孩子学习过程中的参与度。帮助家长与孩子建立了共同学习的平台，增强了亲子关系。

另外我们也会安排一些社会实践课，在社会实践中全面提升孩子的沟通能力和心理素质，在真实的社会场景下完成孩子沟通技能的内化。

通过这些课程的精进和服务体系，提高了家长满意度和课程评价。

2.紧盯升班，教学服务更精细

升班升级率能有效评估教学服务效果，所以每次开学的时候，我们都会对学员进行一次升级升班操作。

这个时候是我们教务最忙的时候，一个校区就有400多名常规班学员，我们需要拿着班表一个班一个班去操作升班。

校管家的一键转班功能，将我们需要一周才能完成的升班工作量，直接缩减到一天就可以完成。

比如1级班有个别学员需要调班，我们单独对他进行调班操作，剩余学员原封不动的一键转班到2级班，就直接完成升班升级工作了，工作量减少了，工作效率提高了。

接下来，两个黄鹂也会根据学校发展和孩子的教育需求，在校管家系统内匹配更多的功能，让学校运营更为标准化、规范化，为孩子和家长更好的服务。