书城培训:校管家带来规范、灵活的工作模式
公司名称:书城培训 类型:素质类 地区:广东深圳 成立时间:1999 学员规模:8000+ 员工数量:600+ 校区数量:11个

关于书城培训


书城培训成立于1999年,是一家针对4-12岁青少年,开展素质教育培训的机构,涉及少儿美术、少儿英语、小主持人、跆拳道、少儿舞蹈和少儿器乐等多项热门课程。


书城培训现教学范围辐射罗湖、福田、南山、宝安、龙华、龙岗等六区,共设十一个校区,教学面积16000余平方米,年培训学员40万余人,多次被评为优秀教育机构和值得骄傲的深圳本土著名教育培训品牌。


教室一角


规范了收费模式


运营总监 陈晗


书城培训用校管家4年了,我们的收费模式与4年前相比,有了重大改革。


之前,我们用的是单机版收费系统,很不方便:


(1)功能孤立:只能用来收费,其他诸如排课、课消都无法关联,并没有减轻大家的工作量;


(2)收费报表不便查询:只能看到总收费金额,单条的明细看不到,得一条一条去查;


(3)各分校只能自主定价,带来安全隐患。


由于系统是单机版,校区与校区之间信息不互通,作为总部,无法用该系统管理各分校的收费。


所以当时,各个校区都是自主定价。长此以往,管理层逐渐发现了隐患:


为了增加营收,分校的校长们大多会倾向于做很多折扣活动,不计成本地招生,来增加预收款。


大家都知道,预收款只有在学生课消了之后,才能真正变成学校的收入。


这种只管营收,不管教学和服务的做法,可能导致学校未来“青黄不接”。


而这个过程中,校长可能拿着预收款就跑了,这给学校带来了很大的隐患。


所以,书城培训下定决心要统一各校区的收费模式,于是用上了校管家。


校管家收费系统很智能,不再是孤立的,能无缝链接学员管理、课程、排课、课消等版块;


同时,支持多维度筛选、查询,收费报表的展现非常清晰;


除此之外,收费方式也是非常灵活的:同课不同价、收费有效期、折扣优惠……方便学校开展各种营销活动。


比如设置有效期,可以促进客户下单;同课不同价,给了我们一个新的收费思路。


抢报前,总部会把课程、收费规则都设置进系统里,各分校不用再自己创建,只需要选择+组合,就可以轻松开展营销活动。


舞蹈室


意向客户的传承与管理


校管家中的意向客户管理也十分好用。没有使用之前,来访的客户信息,我们都是通过手工记录,不便保存,容易丢失。


比如有的家长当时意向不是很强烈,隔了3个月之后再来咨询报名,可前台已经找不到他的信息了,这可能让家长顿感失望,觉得不受重视,学校不专业,从而放弃报名。


另外,如果前台员工有异动,他跟进的客户无法被传承给新员工,这也导致学校之前的努力都打了水漂。


用上校管家后,我们要求,无论是上门拜访,还是线上线下活动获取的客户,全部要录入系统,同时要随时更新沟通进度。


这很好地解决了信息保存问题,即使员工离职,我们可以在系统里调换主责任人,新员工看沟通记录就可以继续跟进。


作为总部,我们也可以清楚地知道,各分校每天大概会吸纳多少意向客户,以进行管理追踪与及时的干预。


画室


师生信解决课消纠纷


以前,书城培训采用的是手工上课点名计算课消,经常会有一些“小插曲”发生。有一次,一名家长来前台查询孩子的课消。


查完之后,他质疑了某天的真实性,说那天孩子请假了,没有来,接着拿出一个日历作证。


原来孩子每上一次课,他都在上面打了勾。如果当天孩子有作品保存在学校,老师还可以拿出来对证一下,但大多数情况下,学校只能认了,这也给学校带来了一定损失。


用上校管家的师生信后,这种情况大大减少了。


老师上课通过校管家系统点名后,家长在手机端会收到一条推送消息,告知孩子已签到并计算课消。


同时,老师还会拍一张照片,通过师生信一键推送到手机端,有了双重“证据”,课消纠纷自然就没有了。


师生信除了能解决课消纠纷,也方便维系家校感情,以及管理者考核老师的服务工作。


之前老师与家长沟通,主要靠微信群,无法做到完全的一对一沟通。


现在,我们要求老师上完课后要用师生信对学生进行评价。


首先,评价维度很丰富:打星、文字、语音、发送孩子上课照片、视频等,家长能真正感受到老师的用心,从而对学校更加信任,提升续费率;


其次,老师可以批量操作,一键发送,大大提高了评价效率。


管理者考核时也很简单,只需定期从师生信导出评价数据,就可以一目了然地掌握大家的沟通情况。


教室小舞台


让我们惊喜的小功能


校管家几乎每周都会更新新功能,我们惊喜地发现,很多小功能解决了学校的大麻烦。


1、不允许结转退费


这是最近上线的一个新功能,我们立马就用上了。


书城经常会做一些活动课程收费,比如美术考级课程。


因为前期,机构预先有了投入,所以这种课程,我们是要求不能结转退费的。


之前没有该功能,操作退费时,我们无法监管这笔钱是真的退给了家长?


还是中饱私囊了?现在我们可以直接把这课程设置为不允许结转退费,这解决了学校的一个财务漏洞。


2、预制订单


很多家长工作繁忙,经常忘记或不方便来学校续费,通过私人微信转账也有资金安全隐患。


于是,学员常常“欠费上课”,这给我们的工作带来了很多不方便。


后来有了预制订单,我们会在系统后台,生成该课程的续费订单,推送到家长的手机上,他们足不出户就可以完成缴费。


既方便了家长,也让学校资金有了安全保障,除外,还节省了很多沟通成本,老师们不用再尴尬地用电话、微信一遍遍催费了。


3、1对N可视化排课


书城培训是一家以艺术类培训为主的机构,课程大多是1对1和1对多,这种课程的时间灵活度很高,因为要根据学生的空余时间来排课,所以临时调课的情况经常发生。


有了1对N可视化排课,相当于该老师这一周的时间段都展示在版面上,什么时候空闲,什么时候有课,都一目了然,更方便排课。


需要调课时,老师只需拖拽学生名字到预选时间区域,即完成了修改,这种排课方式更加直观,更加灵活。


书城培训门口


校管家让书城培训的经营模式更加规范化,既提高了工作效率,又堵上了学校的漏洞,我们成长的步伐迈得更稳健了。

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