凭什么？校管家敢说助力学校提升工作效率45%？
2021.07.05
文：校管家
“管理就是两件事，降低成本，提高效率。”
——德鲁克
对于教育培训机构来说，提升机构工作效率是增强机构核心竞争力的重要法宝。随着教培行业的逐渐复苏，机构提效更是尤其重要。那作为为机构提供数字化解决方案的服务商校管家，为什么有底气称能帮助学校提升工作效率45%呢？今天，简单选择教培机构几大业务环节中的6个小闭环，解释为什么校管家能帮助学校提效45%。
▲教培机构6个小业务环节
据校管家客户调研发现，学校在家长报名环节中，有着两大需求：
1.给客户提供便捷的购买方式
2.提高工作效率，减少人力成本
为此，校管家研发了网上商城系统，一方面可以便于学校老师进行续报，抢报，抢座等操作，还能够进行招生引流，增加学校收入。另一方面，大大的减少了前台报名的压力，出错也少了，工作效率得到了提高，一定程度上减少了人力成本。
南京小银星艺术培训学校创立于2008年，在江浙晋三省拥有逾40个优质教学中心和1个艺术教师培训学校，年培训学员逾20万人次。在没有使用校管家系统之前，小银星网报是通过淘宝实现的。但淘宝不支持区分新老学员自动给出不同的报名链接，而学校对于不同学员的报名又有多种优惠：老生的续报优惠，新老生都有的连报优惠，还有一些教师子女的员工优惠。往往每次报名完成后，需要花费财务较长时间退优惠差价，还要前台老师对学员信息、购买金额、班级一一核对。一次报名工作，需要前台和财务多轮审核才能最终完成。使用校管家系统后，通过网上商城，小银星的抢报课程异常火爆顺利，分层入班家长自助选班，无需额外录入信息。并且学校可以按照续报、连报、会员等不同优惠方式，设定多种优惠方案。不管是线下前台报名还是线上报名，收费时都能自动匹配优惠方案进行优惠，省去了前台与学员家长反复核对学员信息、报名班级等资料的沟通环节，同时也提高了家长自助报名的体验感和准确性。
教务工作，在教培机构的运营中也是占据着核心的位置。而在繁琐复杂的教务工作中，计算学员剩余课时，统计课消后通知学员续费……工作尤其量大，且更容易出错。费用预警功能+订单推送功能，帮助学校教务提高续费效率。
1.费用预警查询中筛选查询条件剩余课时或剩余学费，一键查询当前应续费学员情况，并一键发送催费通知，实时到达家长手机端。
2.家长同意续费后，老师再创建一个收费订单，通过订单推送功能，把续费订单推送到家长的手机上，家长在家就可以缴费。
真实案例▼：
北京育博远教育（又名圣知行）成立于2009年，2015年-2018年，实现学生人数增长3倍，教师人数增长3倍，营收增长3倍，教务员工却仍然是最初的18人编制。在使用校管家系统之前，学校也曾遇到过需要15个学管师用EXCEL进行排课的问题。排课、通知家长、计算课消、退还剩余学费、核算工资，教务工作错误频发，苦不堪言，家长对学校人工高错误、低效率的工作极为不满。与校管家进行合作后，仅推送订单一项功能，学校续费高峰期，往常需要6个教务才能完成续费工作，现在仅需要1个教务就能轻松完成，教务工作效率获得了极大的提高的同时，也提高了学校的续费率和家长满意度。
课消工作很重要。
对于老师而言，课消记录老师工作轨迹和绩效考核，与收入直接挂钩。对于财务而言，清晰的明细账管理，让学费账目更公开透明，避免不必要的损失。
对于学生而言，记录每个学生剩余学费，避免产生纠纷。
针对学校课消难题，校管家在系统中实现了三大解决方案：
1.支持多种考勤方式解决学校的课消问题：手机端老师操作点名，学生用指纹机打卡，学生人脸识别考勤。
2.学校老师在手机自助查看自己的绩效和课时费，便于核对自己的工作量和绩效考核。
3.家长在手机自助查看学生课耗金额，课消明细，剩余金额，实时动态显示学生费用情况，课时消耗一目了然。
成立于2001年的大智教育，是山东省首家上市培训学校，直营分校30余所，教学点60余个，年服务学子10万余人次。在引入校管家系统之前，大智因为校区众多，每次课时结算、绩效统计发放等工作，往往需要10多个财务共同核算统计才能计算清楚。而且课消数据容易出错，大智就曾出现过因离职老师误点名，导致财务数据出错的情况。通过校管家课消功能，学员课消情况，家长和学校相互监督，保障课消的准确性，同时清晰记录老师的课时量，绩效统计更轻松，仅需3个财务就能完成以往10余人才能完成的的课消计算和工资发放工作。报名高峰期，家长花费大量时间排长队，怨声载道；报名入班，家长对座位安排不满意，很难协调沟通，怎么办？家长降低体验感和满意度会影响续费率，从而导致学校经济损失，不利于学校口碑的传播。通过校管家网上商城，定时发布课程，家长自助抢座，家长服务体验一级棒。
1.学校可以在商城后台设置好课程、班级以及物品等，进行定时发布，家长通过网上商城自助报名；
2.学校设置好报名条件，优惠方案自动匹配及座位等，家长购买课程时，同步实现分层入班，分层教学，自主选座等内容。
成立于1996年的重庆壹心壹教育，目前拥有独立校区30多个，6万名学生。在启用校管家系统之前，最让老师们烦恼的就是原有的管理系统不能实现线上报名选课选座。报名高峰期的时候，家长需要连夜排队，从一楼排到3楼，家长怨声载道，前台苦不堪言。自从引入校管家系统，仅网上商城抢报选座位这项功能，就极大地提高了家长报名体验。寒春续报期间，一天内2000名家长自主报名，入班选座，不仅解放了学校人力工作量，提升了50%的服务效率，更重要的是家长操作便捷，省去排队烦恼，极大地提升了家长的体验感和满意度。
实时关注校区各项关键数据指标，及时调整运营政策，学校才能在变幻莫测的市场中立于不败之地。根据校管家客户调研发现，大部分学校的数据报告都存在：时效性差易出错、需要大量人力两大难题。校管家出品的校长运营日报，可以完美解决：
1.系统自动统计各项数据及运营月报和年报，包含了机构运营核心的指标数据，有汇总及明细。
2.每天早上9点，校长准时收到学校昨日的校区“运营日报”，为运营决策做数据支撑。
达慧教育集团成立至今已20年，现拥有小学和中学分校共28所，常年在读学生2万余人。在使用校管家系统之前，分校采用手工点名册划出勤，无论是日报和还是周报人数，数据量统计相当困难。使用校管家系统后，每日的日报会通过校长运营日报，直接发送到校长及高管们的手机上，周报也更加便捷，分校前台无需携带大量纸质点名册与收费表格与财务进行对账，原来30多人耗时近2天的工作，现在只有1个多小时就轻松搞定了。尤其在2020年疫情期间，达慧教育上线云学堂线上教学系统，依托于校管家可集成第三方系统的特性，直接使用校管家进行数据对接，节省了上线云学堂准备巨量数据的时间。
现金流是培训学校正常经营运转的重要保障，相当于血液对于人体的重要性，因此现金流管理的安全、清晰对于学来说至关重要。校管家收银管家，能帮学校完美解决财务核算方面的难题。
1.所有收款金额是系统发起生成，无法修改，只有确定款项收到后系统收据才会显示收费成功，并且自动记录支付订单号，收据号和收款单号一一对应，可查可追溯。
2.系统可支持一键对账，生成对账单，可实现T日交易，T+1日结算， T+2日一键对账，并按照校区生成对账单。
3.账户体系灵活，管理方便，支持总部—区域—校区的多级账户管理体系。每个校区可使用单独账户收款。总部可查看、管理所有校区流水。支持对私结算，收款账户支持一键切换。
武汉杰豹教育学校成立于1994年，目前在全国拥有近60个校区，累计服务学员超过500万人次。武汉杰豹教育分校众多，每逢月底各校区前台课程顾问就需要拿着各校区的小票收据，到学校总部进行对账核账，基本上过来交账的老师需要耗费一天时间在总部专门办这个事情。如果财务发现一笔账对不上，很难查原因，耗费时间很多。所以每到月底，财务手工核账的任务很繁重，本来两三个财务能干完的活，现在要增加到四五个花几天时间专门处理核算才可以。使用校管家的收银管家平台后，支持一键对账，每笔收款都有了详细明细，财务老师也能快速定位出现问题的单据。以往最让人头痛的月底对账工作，现在只需要3个财务，花一天时间就能完成，工作效率有极大提升。每一个教培品牌里，每一个案例故事中，每一个细小功能都在发挥着极致作用，最大限度做到为学校提升工作效率。而校管家服务的上万个教培品牌中，这些故事这些功能比比皆是。运用技术的手段，合作靠谱的伙伴，机构才能真正提高工作效率，降低成本，全力以赴从即将重启的教培市场竞争中突围出一片天！
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