刚入职的教务老师，如何快速上手教务工作？

2020.10.27 文：校管家

教务，顾名思义即教学服务，主要工作内容涉及学生服务、家长服务以及教师服务三个方面。

具体来说呢，教学服务工作贯穿于课前、课中与课后，包括选师排课、学生存档、学情分析、家校沟通等等。

一般新入职的教务老师，面对这么繁琐且长线的工作，往往手忙脚乱，不知从何入手。

今天从接收学员建立档案、排班排课课前动员、家长群建立与维护、续费及转介绍、定期回访五个版块分享一下新入职的教务老师如何快速上手工作，实现成长。

当一个学员报名成功以后，教务老师有一个重要的工作就是与课程咨询老师进行新生交接工作，主要包括新生的辅导协议、信息表等，并完成交接表（每个机构交接内容和流程各有不同，酌情调整）。

接收学员后最重要的工作就是为每个学员建立电子档案。具体流程为：

▲如何完善学员档案

学员信息档案可以根据交接时的信息表填写，但是大部分需要接收学员时，与家长进行第一次沟通的过程中了解，为此特地准备了以下话术，供刚入职的教务老师参考：

“xx爸爸/妈妈，您好！我是某某教育的班主任xx老师，以后孩子在这边的学习过程和排课由我来全程负责。

我刚刚接到咨询老师xx老师给孩子制定的档案，里面反馈了孩子的详细学习情况、初步的辅导方案和教师的选派要求（简要阐述一下信息表的相关信息）。

我们教务部会在下周四（或周五）之前给孩子匹配好最合适的老师，开班及每次上课前，您的手机师生信上都会收到我们发过来的上课通知，您记得注意及时查看喔。”

教务排课是培训机构开展教学活动最关键的一环，既是对学员服务的开始，也是为学校创造实际意义上收入的第一步。

但对于成熟的教务老师来说，排课依旧比较头疼的问题。面对排课时经常出现的教师人员变动、排课量激增，学员突发状况（临时调课等）问题，刚入职的教务老师很难应对。

▲排课四大核心要素

• 教师和教室都是学校的资源成本，刚入职的教务老师在排课时，一定要注意充分利用学校的教师和教室资源。

• 机构满课是利润的保证，所以排课时老师一定要注意每个班级满班情况。

不过，如果使用校管家系统排课，排课就不再是一个难题了。

校管家系统支持一对多、集体班、一对一排课，可按周/月、按老师/教室，图形化展现排课界面，更清晰明了，防止资源浪费，为学校解约运营成本；排课的同时，智能检测排课冲突，提高排课效率。

课前动员会的参会者有家长、咨询师和老师。

这个会由教务老师（班主任）牵头，充分了解学生行为或心理特点，采取合适的方式与其相处、交朋友，保证辅导、学习顺利进行。

课前会是我们和家长进行的第二次沟通，沟通内容包括学生上课老师和具体时间、学生上课需要带的东西，做到事无巨细，让家长与老师建立信任感。

家长群是我们家校沟通的一个必要渠道，关系到之后家长的信任度、家长关系的维护，也是做好教务必不可少的环节。

师生信，能帮老师自动建立“班级群”，不用手动添加成员，学员入班即进群，出班即离群，可以随时对班级群进行启用或停用，免去老师建群工作。

但是对家长群的维护对于教务老师来说，就是很重要的一项内容了，建议每天有内容，每周有反馈，每月有检测。 

大家可能有疑问了，为什么每天都要有内容? 

因为学生平时在学校的学习时间较长，在我们机构的时间一周只有一两天。所以我们要每天都有内容，让学生对机构的态度改变，让他们觉得我们不仅仅是在周末关注，而是每天都在关注他的。

• 每天发一点课堂照片视频反馈、学生感兴趣的话题等内容;

• 增值服务：分享一些家庭教育、教育方法之类的内容。

• 每月的检测结果也要在群里去反馈，所谓服务留痕，我们在群里的反馈要透明化，公开化，提高家长信任度和满意度。

大部分学校对于教务老师的考核指标是课时完成率、续费和转介绍，重要性不言而喻。

新入职的教务老师一定要记住一个核心思想：续费工作贯穿整个学期的始末，从新学期的第一节课起，就时刻为续费做准备。

每次和家长的回访与沟通，都是续费的积累。只要服务到位了，到了学期末我们告诉家长孩子会在下学期学到什么，续费就成了顺理成章的事。

对于哪些学员需要续费了，老师可以通过校管家剩余课时统计功能一键查询，轻松方便。（更多内容可点击直达功能课堂第六期：费用预警报表，续费通知一键推送更方便！）

▲校管家系统中完整续费闭环

再来说说转介绍。很多情况下，家长都缺少转介绍的动机，这时候我们可以为家长创造转介绍动机，促使他们帮我们转介绍：

• 1.学生、家长建立良性互动，提升粘性。比如可以举办春游活动、母亲节活动、为学生庆生等，让他们感受到机构真诚和温暖并喜欢我们机构；

• 2.设置适当的奖励机制，转介绍奖励课程、小礼品或者奖金；

• 3.为客户中的意见领袖提供优质服务，让他们愿意主动转介绍。

当我们的教学质量和服务得到认可时，就可以适时向家长提出转介绍请求。 

话术可以参考以下：

xx爸爸/妈妈，非常感谢您对我们的信任，我们也很高兴xx（学生）能取得这么大的进步。我想您身边一定也有不少朋友有培训服务的需求，如果您愿意的话请帮我们引荐呀！

 好用的转介绍工具可以节省老师很多学习成本，推荐使用校管家电子推荐卡做老带新转介绍（如何操作可点击功能课堂第三期：90%以上老学员积极转介绍，只因做好了这一件事！直达）

教务老师还有一项很重要的工作就是定期对学员进行回访。

每个月甚至半个月、每星期都要做回访，每次回访结束后，及时将沟通内容在学员档案里做详细记录，家长提出的问题，电话中捕捉到的信息详细记录，以便解决后期与家长及时沟通、在授课中着重关注和下次沟通需要。

回访话术也有讲究，比如首节课前可以这样沟通：

“某某同学，你好！我是你的班主任xx老师，很高兴见到你。以后你的上课时间安排和学习情况由我来全程负责，我先介绍你和授课老师认识一下，你和老师先沟通一下，等会儿以最好的状态上课好吧~”

日常回访话术：

您好，是XX学生的家长吧？我是XX教育学管老师XX老师，您方便说话吗？就是跟您沟通一下孩子近期在校区的学习情况，以及跟您了解下孩子在家以及学校的情况，以便更好地协助孩子学习成长进步……

另外，课后做好家校沟通是必不可少的。

沟通过程中，要做到换位思考，不找借口，真诚对待。面对家长的疑问，要有耐心，懂得倾听；面对其刁难，要有信心；做家访电话，要有恒心。

不能三天打鱼两天晒网，让家长没有被重视的感受。

总的来说，教务工作比较繁杂、细碎，却又责任重大。教务老师需要把握好整体节奏，才能很快得心应手的完成教务工作。